Todas las entidades públicas en Colombia deben registrar sus bases de datos ante la SIC. Y su plazo vence el próximo 31 de enero de 2019. Hasta ahí, no parece preocupante la situación. Poco o nada se sabe del proceso (que ha causado dolores de cabeza entre los empresarios) para las entidades públicas. Es tan difuso el tema que no se sabe a ciencia cierta cuantas entidades deben hacer el trámite, quien en la entidad es el encargado de hacerlo, ni mucho menos como cumplir con la Ley 1581 de 2012 en el sector público. Como se sabe, el modelo colombiano de Proteccion de datos, tiene un corte principalmente dirigido al sector privado; no obstante, no puede perderse de vista que la Ley es aplicable a todo tipo personas, naturales o jurídicas, públicas o privadas. Y aquí empiezan los problemas: si bien a principios de año, a través del Decreto 090 de 2018, el Ministerio de Comercio, delimitó el universo de personas que debían realizar el famoso RNBD, no se excluyó ni se limitó nada respecto de los entes públicos. Asi las cosas, haciendo un análisis detallado de la situación, hasta la institución pública más pequeña (Por presupuesto o por número de funcionarios) tendrá que cumplir con dicho registro. Pero ahi no para la cosa… quiere lo anterior informar que TODAS las entidades públicas, es decir Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Organismos, Agencias, Institutos, Departamentos, Distritos o Municipios de Colombia deben cumplir con esta importante obligación. En Colombia existen más 3.500 entidades públicas en todos los niveles y de ellas realmente pocas han realizado el RNBD.
La situación además de preocupante debe llamar la atención dado que a pesar que el régimen de Proteccion de datos (a diferencia de lo que ocurre en países que tienen una agencia o autoridad de datos independiente), no castiga con sanciones pecuniarias a las entidades, sin embargo señala la norma y así fue interpretado por la Corte constitucional, cuando la SIC advierta posibles incumplimientos por parte de autoridades públicas, dará traslado a la Procuraduría General de la nación para surtir la correspondiente investigación. Es decir, incumplir una de las obligaciones más llamativa del Régimen colombiano de protección de datos, puede significarles a los funcionarios públicos una investigación disciplinaria con posibles consecuencias negativas.
Por lo anterior, el llamado Urgente es a las entidades en todo orden y nivel a que adelanten de manera prioritaria las acciones que les permitirán cumplir con el registro, teniendo en cuenta las particularidades propias de un ente estatal. Entre las actividades a realizar estarían: Inventario de Activos y de Bases de datos (manuales y automatizadas), gestion de terceros con manejo de datos, diseño del cuerpo de autorregulación (Políticas, Aviso, Autorizaciones en datos sensibles y para casos en los que se requiera), formalización y nombramiento oficial del Delegado de Proteccion de datos OPD, atención de los derechos a Conocer, Actualizar, Rectificar y Suprimir (CARS) de los titulares.
La tarea sin dudas es retadora; no obstante, el rápido despliegue de acciones sobre estos asuntos significará el cumplimiento de los postulados de la Ley 1581 de 2012 y permitirá a la entidad demostrar su apego a la norma.
